オンライン化が進み、事業者様の中でも電子化を取り入れているところはあるのではないでしょうか？
しかし、まだまだ取り入れていない事業者様も多く、「電子版で送られてきて戸惑った！」という方もいるようです。
電子化にすることで双方にメリットがたくさんあります。
電子化をよく分からないという事業者様はこれを読んで電子化を検討してみましょう。
当たり前のように払っていた印紙代
これまでは、契約書・請求書・領収書・・・など「〇〇書」というものはすべて紙で作られてきました。
そして、そこには印鑑。そして印紙。
それを先方様へ送るとなれば郵送代。
書面を作成して相手に届くまでにかなりの経費がかかっていたのです。
5万円以上から金額に応じて印紙を貼り・・・
高額になればなるほど印紙代も増えていきました。
国税庁が定めた「課税文書」に印紙を貼ることで納税しましたという証になります。
そのため印紙を必ず貼っていたのです。
電子は「文書」ではないので必要なし
今回お話するのは電子なので、紙として発行しません。
メールやクラウド化して先方様に送るのですが、データという無形のため印紙を貼る必要がありません。では、印紙を貼らなくて済むことでどのようなメリットがあるのでしょうか？
1.印紙代削減
印紙を貼らないので印紙代は一切かかりません。そのため、高額取引をされる事業者様や頻繁に印紙を貼る取引をされている事業者様は節税効果があります。
国税庁でもコミットメントライン契約として「請求書や領収書をファクシミリや電子メールにより貸付人に対して提出する場合には、実際に文書が交付されませんから、課税物件は存在しないこととなり、印紙税の課税原因は発生しません。」と記載しています。
国税庁 コミットメントライン契約に関して作成する文書に対する印紙税の取扱い
2.場所をとらない
紙の発行物の場合、ファイリングして・・書庫などに保管してと「場所」を必要としてきました。
しかし、電子化してしまえばそれらはすべてパソコンの中なのです。
専用のフォルダを作っておいてそこに保存することでいつでもデータを確認することができます。
印刷時の用紙も不要なので、用紙代の節約にもなります。
3.テレワークでも問題ない
パソコンの中だけで完結できるのでテレワークでも業務に支障をきたすことなく先方様に送ることができます。郵便で送るよりも早く先方様へ送ることができるので時間を無駄にしません。
電子化のデメリットは？
電子化にすることでのデメリットは何といっても「データが消えてしまうこと」でしょう。
絶対に起きないということはないので、消えない方法で保存することがおすすめです。
個人的におすすめな方法は、クラウドサインという電子契約サービスです。
こちらは、弁護士監修で作られているので契約書についての法律に特化した仕様となっています。
パソコンだけでなく、タブレットでも作業が可能なのでどこにいても仕事ができるので便利です。
無料プランもあり、とりあえずお試しに・・と考える方にはハードルが低く始めることができます。
電子化は節税だけでなく自由もくれる！
電子化にすることで印紙代の節税ができるお話をお伝えしてきました。
印紙代の節税だけでなく、契約時の場所も問わないので仕事に自由さを与えてくれます。
ただ、とても便利な電子化ですが正本化（書面化）してほしいと希望があった際は印紙が必要になります。
まずは時代の波に乗っていろいろ自分に合う方法を見つけてみたいという方は、電子契約サービスもたくさんありますので探してみるのもいいかもしれませんね。